יומן הזמנות למארחים: מה רושמים ובמה הוא שונה מספר אורחים
נכתב על ידי טל, מצוות Sxivo
פורסם: · עודכן: · 7 דק׳ לקריאה
יומן הזמנות אצל מארחים הוא המקום האחד שבו רשומה כל הזמנה לכל יחידה: מי מגיע, מאיזה תאריך ועד איזה תאריך, דרך איזה ערוץ ובאיזה מחיר. בזכותו אתם יודעים בכל רגע אילו לילות תפוסים ואילו פנויים. הוא לא אותו דבר כמו ספר האורחים, שנרשם כשהאורח מקבל את החדר ומתעד את מי שהתארח.
המדריך כתוב לבעלי צימרים, דירות נופש ווילות ולמלונות בוטיק קטנים: מה רושמים ביומן, מה ההבדל בינו לבין ספר האורחים, במה לנהל אותו, ואיך מחזיקים יומן אחד כשיש כמה ערוצים או כמה יחידות.
מה זה יומן הזמנות אצל מארחים?
יומן הזמנות הוא לוח של תאריכים מול יחידות, שבו כל הזמנה תופסת את הלילות שלה. הוא עונה על שתי שאלות שחוזרות כל יום: האם הלילה הזה פנוי, ומי מגיע מחר. הוא גם הבסיס לכל מה שבא אחריו: הודעה לאורח לפני ההגעה, תיאום ניקיון, גבייה וקבלה.
- צימר: זוג שמזמין סופ"ש בטלפון, ובאותו שבוע עוד פנייה על אותם לילות דרך Booking.com. היומן מראה מיד שהלילות כבר תפוסים.
- דירת נופש באילת שמפורסמת גם ב-Airbnb וגם ב-Booking.com: כל הזמנה מאחד הערוצים צריכה להופיע באותו יומן, כדי שאותם לילות לא יימכרו פעמיים.
- וילה: קבוצה מזמינה חודשים מראש, ועד ההגעה משתנים מספר האורחים, המקדמה והפיקדון. היומן הוא המקום שבו ההזמנה המעודכנת רשומה.
- מלון בוטיק: אורח מזמין סוג חדר, לא חדר מסוים, ומישהו צריך לשבץ אותו לחדר אמיתי בלי לחפוף להזמנה אחרת.
כלל אצבע: יומן אחד בלבד. ברגע שיש שני מקומות שבהם רושמים הזמנות, מחברת ואפליקציה, או אקסל ויומן בטלפון, מתישהו הם יפסיקו להתאים.
מה רושמים ביומן ההזמנות?
אין טופס אחד שמתאים לכולם, אבל רוב המארחים צריכים את אותם פרטים כדי לנהל הזמנה מהפנייה ועד העזיבה:
- היחידה, תאריך ההגעה ותאריך העזיבה.
- שם המזמין ודרך ליצור איתו קשר.
- מספר האורחים: מבוגרים וילדים.
- הערוץ שממנו הגיעה ההזמנה: Airbnb, Booking.com, טלפון, וואטסאפ או האתר שלכם.
- המחיר, מה שולם (מקדמה, פיקדון) ומה נשאר לשלם.
- התאריך שבו ההזמנה התקבלה, והערות: שעת הגעה משוערת, בקשות מיוחדות.
קראו גם: מקדמה מאורחים: ההבדל בין מקדמה, יתרה ופיקדון, ואיך גובים מראש עם קישור תשלום
גם שינויים וביטולים הם חלק מהיומן. כשהזמנה מתבטלת, סמנו אותה כמבוטלת במקום למחוק אותה, ופתחו את התאריכים מחדש בכל ערוץ. כך נשאר תיעוד של מה שקרה אם אורח או ערוץ יפנו אליכם אחר כך.
מה ההבדל בין יומן הזמנות לספר אורחים?
יומן ההזמנות מסתכל קדימה: מה תפוס, מה פנוי ומי מגיע. ספר האורחים מתעד את מי שכבר התארח: הוא נרשם כשהאורח מקבל את החדר, והפרטים שבו נקבעו בהוראות מס הכנסה. הזמנה אחת יוצרת בדרך כלל רישום בשניהם, אבל בזמנים שונים ועם פרטים שונים.
| נושא | יומן הזמנות | ספר אורחים |
|---|---|---|
| המטרה | לדעת מה תפוס ומה פנוי, ולנהל כל הזמנה עד העזיבה | תיעוד של האורחים שהתארחו, לצורכי מס הכנסה |
| מי דורש אותו | אתם, כדי לעבוד בלי הזמנות כפולות; בנוסף, סעיף 2 בתוספת י"א מונה "ספר הזמנות" בין הספרים של נותני שירותים, עם חריג כשפרטי ההזמנה נרשמים בחשבונית עם קבלתה | סעיף 3(2) בתוספת י"א להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) |
| מתי רושמים | כשההזמנה מתקבלת, ושוב בכל שינוי או ביטול | סמוך למסירת החדר לאורח |
| מה רושמים | יחידה, תאריכים, מזמין, מספר אורחים, ערוץ, מחיר ותשלום | לפחות: שם כל אורח ומענו, תאריך התחלת האירוח, תאריך גמר האירוח, וסימול לאיתור החשבונית או שובר הקבלה |
שורות החובה מבוססות על סעיפים 2 ו-3(2) בתוספת י"א להוראות; שאר שורות עמודת יומן ההזמנות הן הנחיה כללית. מה חל על העסק שלכם: בדקו עם רואה החשבון.
מקור: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
סעיף 3(2) בתוספת י"א להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973, מונה את "בעל בית מלון, פנסיון, מחנה נופש או בית הבראה" וקובע ספר אורחים שיכלול לפחות את שם כל אורח ומענו, את תאריך התחלת האירוח ותאריך גמרו, וסימול לאיתור החשבונית או שובר הקבלה, ושהרישום ייעשה "סמוך למסירת החדר לאורח". באותה תוספת, סעיף 2 מונה בין הספרים שנותני שירותים צריכים לנהל גם "ספר הזמנות שבו יירשמו כל ההזמנות לשירות", עם חריג כשהתאריך, שם המזמין ומענו ותיאור השירות נרשמים בחשבונית עם קבלת ההזמנה. כלומר, ייתכן שיומן ההזמנות שלכם הוא גם ספר שאתם חייבים לנהל, ולא רק כלי עבודה. מה חל על העסק שלכם: בדקו עם רואה החשבון.
מקור: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
קראו גם: משכירים דירת נופש? מס על השכרת דירת נופש: מה לשאול את רואה החשבון ומה להביא לו בסוף השנה
קראו גם: פרטי אורח בצ'ק-אין: צילום תעודת זהות אורח — האם מותר לבקש, ואיך שומרים על הפרטים
האם חייבים לנהל ספר אורחים?
רוב המארחים חייבים לנהל ספר אורחים, ונכס קטן עשוי להיות פטור. הסעיף בהוראות מונה בתי מלון, פנסיונים, מחנות נופש ובתי הבראה, ולא מזכיר במפורש צימרים, דירות נופש או וילות, ולכן כדאי לברר מה חל על הנכס שלכם. אל תסתמכו על כלל אצבע שמישהו כתב בקבוצה: בדקו עם רואה החשבון.
מקור: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
כלל אצבע: גם אם יתברר שאתם פטורים, כדאי לשמור את שם האורח, מענו ותאריכי השהייה של כל הזמנה במקום אחד, יחד עם מספר הקבלה. זה מידע שתרצו למצוא מהר אם תהיה שאלה על תשלום או על נזק.
כלי חינמייומן הזמנות לדוגמא: תבנית חינמית להורדה, לאקסל ולהדפסהיומן על נייר, אקסל, יומן גוגל או מערכת: מה ההבדל?
כל אחת מהדרכים עובדת כשיש יחידה אחת וערוץ אחד. ההבדל מתחיל כשמצטרף ערוץ שני, יחידה שנייה או אדם נוסף שמקבל הזמנות.
| מה קורה | מחברת | אקסל או גיליון | יומן גוגל | מערכת ניהול עם ערוצים מחוברים |
|---|---|---|---|---|
| הזמנה חדשה מ-Airbnb או מ-Booking.com | מעתיקים אותה ידנית | מעתיקים אותה ידנית | אפשר להוסיף קישור יומן (iCal) שהערוץ נותן, למשל מ-Airbnb; הזמנה בטלפון מזינים ידנית | נכנסת ליומן מעצמה |
| סגירת התאריכים בשאר הערוצים | ידנית, בכל ערוץ | ידנית, בכל ערוץ | יומן גוגל לא סוגר את התאריכים בערוצים בעצמו | המערכת סוגרת אותם |
| כמה יחידות | עמוד או טור לכל יחידה | עמודה או לשונית לכל יחידה | יומן נפרד או צבע לכל יחידה | שורה לכל יחידה באותו מסך |
| כמה אנשים מקבלים הזמנות | רק מי שהמחברת אצלו | קובץ משותף, בתנאי שכולם מעדכנים | יומן משותף, בתנאי שכולם מעדכנים | כל מי שנכנס למערכת רואה את אותו יומן |
הנחיה כללית, בלי מספרים. ייצוא יומן Airbnb ליומן אישי כמו יומן גוגל: לפי מרכז העזרה של Airbnb. מערכות שונות עובדות אחרת: לפני שבוחרים, בדקו בפועל מה כל מערכת מעדכנת בכל ערוץ.
מקור: Airbnb — מרכז העזרה (נפתח בחלון חדש) · נבדק
הנקודה החשובה בטבלה היא השורה השנייה. מחברת, אקסל ויומן גוגל יכולים להראות לכם את ההזמנה, אבל לא סוגרים את התאריכים באתרי ההזמנות בעצמם. כל עוד אתם עושים את זה בעצמכם, יש פרק זמן שבו אותו לילה עדיין פתוח בערוץ אחר.
קראו גם: מה זה מנהל ערוצים, ובמה הוא שונה מסנכרון יומנים (iCal)
קראו גם: מערכת לניהול צימרים: מה לבדוק לפני שבוחרים
קראו גם: מעבר מאקסל למערכת ניהול הזמנות בלי לאבד אף הזמנה: מה מעבירים קודם ומה בודקים
קראו גם: תוכנה לניהול צימרים חינם: יומן גוגל, אקסל וסנכרון iCal, ומתי זה כבר לא מספיק
איך יומן אחד מונע הזמנות כפולות כשיש כמה ערוצים?
הזמנה כפולה נוצרת כשאותו לילה פתוח בשני מקומות בבת אחת. הכלל שמונע אותה פשוט: כל הזמנה, מכל ערוץ ובכל דרך, נכנסת קודם ליומן אחד, ומשם התאריכים נסגרים בכל שאר הערוצים. בדירת נופש שמפורסמת ב-Airbnb וב-Booking.com ומקבלת גם הזמנות בטלפון, זה ההבדל בין יומן שאפשר לסמוך עליו לבין בדיקה ידנית של שלושה מקומות לפני כל אישור.
קראו גם: איך לחבר Booking ו-Airbnb בלי הזמנות כפולות, ומה עושים עם הזמנות בטלפון ובוואטסאפ
קראו גם: כבר נכנסה הזמנה כפולה? מה עושים בשעה הראשונה ב-Booking וב-Airbnb
כמה יחידות או נכסים: יומן אחד או כמה?
יומן אחד, עם שורה לכל יחידה. כשכל יחידה מנוהלת ביומן נפרד קשה לראות במבט אחד מה פנוי בסופ"ש הקרוב, ואורח שמבקש "כל מה שיש לכם" נשאר בלי תשובה עד שבודקים הכול.
- מתחם צימרים עם כמה בקתות: שורה לכל בקתה, כדי לראות מיד איזו פנויה ולהציע לאורח חלופה באותו סופ"ש.
- כמה דירות נופש בערים שונות: אותו יומן, מקובץ לפי נכס, כדי שגם מי שעוזר לכם בניקיון או בקבלת אורחים יראה את אותה תמונה.
- וילה שנמכרת גם בשלמותה וגם לפי יחידות: הזמנה של הווילה כולה צריכה לחסום את כל היחידות, והזמנה של יחידה אחת צריכה לחסום את מכירת הווילה השלמה באותם לילות.
- מלון בוטיק עם סוגי חדרים: היומן מראה כל חדר בנפרד, וההזמנה לסוג חדר משובצת לחדר פנוי מאותו סוג.
קראו גם: ניהול כמה נכסים בהשכרה לטווח קצר: יומן אחד, מחירים לכל נכס וניקיון בכמה עזיבות ביום
קראו גם: ניהול דירות נופש: לבד, עם חברת ניהול או עם מערכת
קראו גם: מלון או מתחם עם חדרים זהים? סוגי חדרים בבוקינג: איך מוכרים כמה חדרים זהים בלי כפולות
קראו גם: מחשוב מלון קטן: אילו מערכות צריך כשיש כמה חדרים, ואיך הן מתחברות ליומן
קראו גם: יותר מכמה יחידות להשכרה? רישיון עסק לצימרים: מה כתוב בצו רישוי עסקים ומה לבדוק ברשות