צילום תעודת זהות אורח: מה מותר לבקש בצ'ק-אין ואיך שומרים
נכתב על ידי טל, מצוות Sxivo
פורסם: · עודכן: · 10 דק׳ לקריאה
צילום תעודת זהות של אורח מבקשים בצ'ק-אין רק כשיש לו מטרה ברורה, ואומרים לאורח מראש למה הוא נדרש, אם הוא חייב למסור אותו ומי יראה אותו. אחרי שהצילום התקבל, שומרים אותו במקום אחד שרק מי שצריך יכול לפתוח — לא בשרשור וואטסאפ, לא בגלריה של הטלפון ולא בתיקייה משותפת. מה מותר לבקש במקרה שלכם: בדקו עם עורך דין.
המדריך כתוב לבעלי צימרים, דירות נופש ווילות, למלונות בוטיק ולמנהלי נכסים: מה חייבים לרשום על כל אורח, מתי מבקשים תעודה או דרכון ומה Airbnb ו-Booking.com מעבירות למארח, מה כותבים לאורח, ואיך מחלקים גישה בין בעלים, מנהל ומנקה.
מה חייבים לרשום על כל אורח?
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) קובעות שבעל "בית מלון, פנסיון, מחנה נופש או בית הבראה" ינהל ספר אורחים שיכלול לפחות ארבעה פרטים: שם כל אורח ומענו, תאריך התחלת האירוח, תאריך גמר האירוח, וסימול לאיתור החשבונית או שובר הקבלה. הרישום נעשה "סמוך למסירת החדר לאורח". מספר תעודת זהות וצילום תעודה לא מופיעים ברשימה הזו.
מקור: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-1973 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
רוב המארחים חייבים לנהל ספר אורחים, ונכס קטן עשוי להיות פטור. הסעיף לא מזכיר במפורש צימרים, דירות נופש או וילות, ולכן מה חל על הנכס שלכם: בדקו עם רואה החשבון.
קראו גם: ספר אורחים ויומן הזמנות: מה רושמים בכל אחד, מתי, ובמה הם שונים
האם מותר לבקש מהאורח צילום תעודת זהות או דרכון?
בקשה לצילום תעודת זהות או דרכון היא בקשה למידע אישי. חוק הגנת הפרטיות מגדיר "מידע אישי" כנתון הנוגע לאדם מזוהה או לאדם הניתן לזיהוי, ומונה "מספר זהות" בין הפרטים המזהים. סעיף 8(ב) לחוק קובע שלא יעבדו מידע אישי במאגר מידע "אלא למטרת המאגר שנקבעה לו כדין", וסעיף 11 קובע שפנייה לאדם לקבלת מידע אישי לשם עיבודו במאגר מידע תלווה בהודעה. אם מותר לכם לבקש צילום תעודה, ולאיזו מטרה: בדקו עם עורך דין.
מקור: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
רשימת ספר האורחים בהוראות מס הכנסה לא כוללת צילום תעודה, וסעיף 11(1) לחוק הגנת הפרטיות דורש לציין בהודעה לאורח אם חלה עליו חובה חוקית למסור את המידע, או שמסירתו תלויה ברצונו ובהסכמתו, ומהי תוצאת אי-ההסכמה. לפני שאתם הופכים צילום תעודה לתנאי לקבלת המפתח, בדקו עם עורך דין איך לנסח את זה אצלכם.
מקור: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
- דירת נופש באילת עם קודן, שבה אף אחד לא פוגש את האורח: המטרה שאתם יכולים לכתוב היא לוודא שמי שמגיע הוא מי שהזמין, לפני שהקוד נשלח.
- וילה שמושכרת לקבוצה: ספר האורחים מדבר על "שם כל אורח ומענו", אבל צילום תעודה של כל אחד מהקבוצה הוא כבר בקשה נוספת שצריכה מטרה משלה.
- צימר זוגי או מלון בוטיק עם קבלה: אם האורח פוגש אתכם בהגעה, אפשר לשאול אם הצגת תעודה בהגעה מספיקה לכם במקום צילום שנשמר.
Airbnb מעבירה למארח את תעודת הזהות של האורח?
לפי מרכז העזרה של Airbnb, Airbnb לא משתפת עם המארח את תעודת הזהות הממשלתית של האורח בזמן ההזמנה. מארח רשאי לבקש אותה אחרי ההזמנה אם המודעה שלו מציינת שהיא נדרשת מסיבות חוקיות או של ציות לכללים, לפי המדיניות של Airbnb על הגבלת חוזים ודרישות שמארחים מטילים. האורח יכול לשלוח עותק כתמונה או כמסמך בהודעות Airbnb.
מקור: Airbnb — מרכז העזרה (Booking requirements for reservations) (נפתח בחלון חדש) · נבדק
עמוד עזרה נוסף של Airbnb מוסיף תנאי של זמן: המארח רשאי לבקש תעודה אחרי ההזמנה אם בתיאור המודעה, כבר בזמן שהאורח הזמין, כתוב מה נדרש ולמה — ורק כשזה נדרש מסיבות חוקיות או של ציות לכללים.
מקור: Airbnb — מרכז העזרה (Verifying your identity on Airbnb) (נפתח בחלון חדש) · נבדק
ומה Booking.com מעבירה למארח?
לפי מדיניות הפרטיות של Booking.com, כדי להשלים הזמנה Booking.com מעבירה לספק הלינה את פרטי ההזמנה הרלוונטיים. לפי ההזמנה ולפי הספק, הפרטים יכולים לכלול את שם האורח, פרטי קשר ותשלום, שמות המלווים, תאריכי הגעה ועזיבה והעדפות שציין בהזמנה.
מקור: Booking.com — מדיניות הפרטיות (נפתח בחלון חדש) · נבדק
מה צריך לכתוב לאורח כשמבקשים ממנו פרטים?
סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות מונה חמישה דברים שההודעה לאורח צריכה לכלול כשמבקשים ממנו מידע אישי לשם עיבודו במאגר מידע: אם הוא חייב למסור או שזה תלוי ברצונו, ומה קורה אם לא ימסור; המטרה; שם בעל השליטה במאגר ודרכי ההתקשרות איתו; למי יימסר המידע ולאיזו מטרה; וזכות העיון במידע וזכות לבקש לתקן אותו. הטבלה למטה הופכת כל פרט בסעיף לשורה בהודעה שאפשר להציג ליד שדה התעודה.
מקור: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
| מה סעיף 11 מונה | מה כותבים לאורח (דוגמה כללית) |
|---|---|
| (1) אם חלה חובה חוקית למסור, או שהמסירה תלויה ברצון ובהסכמה, ומהי תוצאת אי-ההסכמה | כתבו במפורש אם האורח חייב למסור את הפרט או שהוא רשאי לסרב, ומה יקרה אם יסרב, למשל: "אם לא תצרפו צילום, נבקש להציג תעודה בהגעה" |
| (2) המטרה שלשמה מבוקש המידע | למשל: "כדי לוודא שמי שמגיע הוא מי שהזמין, לפני שנשלח את קוד הכניסה" |
| (2א) שם בעל השליטה במאגר ודרכי ההתקשרות איתו | שם העסק או השם שלכם, וטלפון או מייל לפניות |
| (3) למי יימסר המידע ומטרות המסירה | למשל: "הצילום לא נמסר לאף אחד מחוץ לעסק", או למי כן ולמה |
| (4) זכות עיון במידע וזכות לבקש את תיקונו | "אפשר לבקש לראות את הפרטים שלכם ולבקש לתקן אותם" |
עמודת הסעיף מקוצרת מנוסח סעיף 11; עמודת הנוסח היא דוגמה כללית ולא ייעוץ משפטי. איך לנסח את ההודעה אצלכם: בדקו עם עורך דין.
מקור: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
כלל אצבע: שימו את ההודעה במקום שבו האורח מתבקש לצלם, לא בעמוד תנאים נפרד. אם אתם מפרסמים ב-Airbnb ודורשים תעודה, כתבו את הדרישה ואת הסיבה גם בתיאור המודעה.
קראו גם: מארחים תיירים מחו"ל? מה מבקשים מאורח מחו"ל לפני ההגעה, כולל צילום דרכון
איך שומרים על פרטי האורחים?
סעיף 17(א) לחוק הגנת הפרטיות קובע: "בעל שליטה במאגר מידע ומחזיק במאגר מידע, כל אחד מהם אחראי לאבטחת המידע שבמאגר המידע". מארח שאוסף שמות, טלפונים, מענים וצילומי תעודות של אורחים צריך לדעת איפה כל פרט נמצא ומי יכול לפתוח אותו. אם האוסף שלכם הוא "מאגר מידע" לפי החוק: בדקו עם עורך דין. הטבלה למטה מונה את תקנות אבטחת המידע שחלות על "מאגר המנוהל בידי יחיד", ולכל אחת שאלה לבדוק אצלכם.
מקור: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) מגדירות "מאגר המנוהל בידי יחיד": "מאגר מידע שמנהל יחיד או תאגיד בבעלות יחיד, ואשר רק היחיד ולכל היותר שני בעלי הרשאה נוספים רשאים לעשות בו שימוש ובאפשרותם לעשות בו שימוש". ההגדרה מוציאה ממנה כמה סוגי מאגרים, ובהם מאגר שיש בו מידע על אודות 10,000 אנשים ומעלה. על מאגר כזה חלות רק חלק מהתקנות, והטבלה למטה מונה אותן.
מקור: תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
| תקנה | על מה היא | שאלה לבדוק אצלכם |
|---|---|---|
| 2 | מסמך הגדרות המאגר: בין השאר תיאור כללי של איסוף המידע והשימוש בו, ומטרות השימוש | אילו פרטים אתם אוספים על אורחים, ולמה כל אחד מהם |
| 6(א) | אבטחה פיזית: המערכות שהתקנה מפנה אליהן נשמרות במקום מוגן, המונע חדירה וכניסה בלא הרשאה | איפה נמצאים המחשב, הטלפון או הקלסר שבהם פרטי האורחים |
| 9(א) | זיהוי ואימות: הגישה למאגר רק בידי בעל הרשאה המורשה לכך לפי רשימת ההרשאות | מי נכנס למערכת או לטלפון שבו הפרטים, ובאיזה שם משתמש |
| 11(א) | תיעוד אירועי אבטחה, ככל האפשר ברישום אוטומטי | מה רושמים ועושים אם טלפון עם צילומי תעודות אבד |
| 12 | התקנים ניידים: הגבלת חיבור, ואמצעי הגנה למידע שמשמש או מועתק להתקן נייד | צילומי תעודות שנשמרו בגלריה של הטלפון |
| 13 | ניהול מאובטח ומעודכן של מערכות המאגר, כולל עדכונים שוטפים | האם הטלפון והמחשב מקבלים עדכוני תוכנה |
| 14 | אבטחת תקשורת: הגנה בחיבור לאינטרנט, והעברת מידע ברשת ציבורית בשיטות הצפנה מקובלות | איך צילום התעודה עובר מהאורח אליכם |
לפי תקנה 21(4) חלות על מאגר כזה גם תקנה 1 (הגדרות) ותקנה 20 (סמכויות הרשם). עמודת "על מה היא" מקצרת את נוסח התקנות; עמודת השאלות היא הנחיה כללית. אם המאגר שלכם הוא "מאגר המנוהל בידי יחיד" ומה חל עליו: בדקו עם עורך דין.
מקור: תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) — ויקיטקסט (נפתח בחלון חדש) · נבדק
- מנקה צריכה את היחידה, את שעת העזיבה ואת מספר האורחים. היא לא צריכה צילום תעודה, טלפון או מען.
- מנהל נכס או מי שמקבל את האורחים צריך שם, שעת הגעה וטלפון. את צילום התעודה צריך רק מי שבאמת משווה אותו לאורח.
- בעל דירה שמסר אותה לניהול צריך תאריכים והכנסות. פרטי הקשר של האורחים לא נדרשים לו כדי לעקוב אחרי הנכס.
מסוכן לשלוח צילום תעודת זהות בוואטסאפ?
צילום תעודת זהות שאורח שולח בוואטסאפ לא נשאר רק בשיחה: הוא יכול להישמר בגלריה של הטלפון, בגיבוי, ובשרשור שעוד אנשים בעסק רואים. בדירת נופש שמנוהלת עם שותף או עם מנהל, אותו צילום עלול להגיע לשלושה טלפונים. אם צריך צילום, עדיף טופס אחד שהאורח מעלה אליו את התעודה ושרק מי שמורשה פותח, ולא שרשור צ'אט.
כמה זמן שומרים את פרטי האורח?
כמה זמן לשמור את פרטי האורח תלוי בסוג הפרט ובמטרה שלשמה ביקשתם אותו: ספר האורחים הוא חלק מהפנקסים שהוראות מס הכנסה עוסקות בהם, וצילום תעודה שביקשתם לאימות בהגעה משרת מטרה אחרת. המדריך לא קובע תקופה. כמה זמן לשמור כל פרט: בדקו עם רואה החשבון לגבי הפנקסים, ועם עורך דין לגבי צילומי תעודות ושאר הפרטים.
טופס בוואטסאפ, כלי פשוט ליומן או מערכת: איפה נשמרים פרטי האורח?
כשפרטי האורח נאספים בהודעות וואטסאפ, בטופס כללי ובכלי פשוט ליומן, כל פרט נשמר במקום אחר: הצילום בצ'אט, המען בטופס, התאריכים ביומן, והמען צריך לעבור ידנית לספר האורחים. במערכת ניהול שבה הצ'ק-אין, ההזמנה וספר האורחים יושבים על אותה רשומה, יש מקום אחד לבדוק בו מי ביקש מה ומי רואה מה. הטבלה למטה משווה בין שתי הדרכים.
| מה צריך לקרות | טופס בוואטסאפ או כלי פשוט ליומן | ב-Sxivo |
|---|---|---|
| האורח ממלא פרטים | הודעות או טופס כללי, בנפרד מההזמנה | צ'ק-אין אונליין לכל הזמנה: פרטי האורח הראשי, שעת הגעה ומספר אורחים, ולפי הצורך צילום תעודה או דרכון וסלפי, אישור תנאי האירוח וחתימה בהקלדת השם המלא |
| הקישור מגיע לאורח | שולחים ידנית לכל אורח | במייל אישור ההזמנה, בהודעת ההגעה בוואטסאפ מחבילת ההודעות, ובכפתור "העתק קישור צ'ק-אין" בדף ההזמנה |
| צילום תעודה: חובה או רשות | מבקשים שוב בכל הודעה | רשות כברירת מחדל; מנהל יכול להפעיל "חובה לצלם תעודה מזהה" |
| מי רואה את צילום התעודה | כל מי שנמצא בשרשור או בתיקייה | רק "מנהל" או "מנהל תפעול", מדף ההזמנה; כל צפייה נרשמת ביומן הפעולות |
| ספר האורחים | מעתיקים ידנית שם, מען ותאריכים | נרשם אוטומטית כשההזמנה עוברת לצ'ק-אין; CSV או תצוגה להדפסה |
| הזמנות מ-Airbnb ו-Booking.com | מעתיקים, או סנכרון iCal שמעביר רק תפוס/פנוי | חיבור ישיר דו-כיווני (API); הזמנה בערוץ אחד סוגרת את התאריכים בערוצים האחרים |
עמודת "ב-Sxivo" מתארת חשבון רגיל היום. הודעת ההגעה בוואטסאפ יוצאת אחרי שמחברים את הוואטסאפ של החשבון ומתקינים את חבילת ההודעות.
קראו גם: מערכת לניהול צימרים, דירות נופש ווילות: מה לבדוק לפני שבוחרים
קראו גם: כמה עולה מערכת ניהול לצימר, לדירת נופש או לווילה: המחיר החודשי, מה כלול ומה לא
קראו גם: צ'ק-אין עצמי לדירת נופש: מה האורח צריך לקבל, ומתי שולחים את הקוד